Bali tidak hanya dipilih sebagai tempat untuk melangsungkan pernikahan, tampaknya event atau acara lain selalu menjadi pilihan mereka di Pulau Dewata. Oleh sebab itu keberadaan Bali Event Organizer selalu dibutuhkan dalam setiap perencanaan event yang akan dilakukan.
Saat merencanakan untuk mengadakan suatu acara, tentunya dibutuhkan banyak persiapan dan perencanaan yang tidak sederhana. Apalagi jika event yang akan diadakan adalah event besar yang tidak bisa ditangani sendiri. Di sinilah biasanya orang membutuhkan jasa event organizer Bali.
Bagaimana Tips Mencari Event Organizer Bali?
1. Pilih sesuai dengan jenis acaranya
Beragamnya event atau peristiwa tentu membutuhkan prosedur dan proses yang berbeda. Biasanya setiap event organizer memiliki jalannya masing-masing. Ada event organizer yang memilih jenis event untuk corporate atau corporate, dimana jenis kegiatannya sangat berbeda dengan event individu komunitas seperti pernikahan, ulang tahun, khitanan dan lain-lain.
Anda harus menentukan event organizer yang sesuai dengan acara yang akan Anda selenggarakan. Jika Anda dipercaya oleh kantor Anda untuk mencarikan event organizer terkait seremonial di perusahaan tersebut.
Tentunya Anda tidak bisa merekomendasikan event organizer langganan keluarga Anda yang biasanya menangani event keluarga. Walaupun mungkin bagus, tapi jenis acaranya bukan bidang keahliannya karena jenisnya yang berbeda.
2. Sesuaikan dengan anggaran
Hal ini tentunya menjadi faktor yang krusial. Berapa pun hasil survei yang Anda miliki tentang pilihan calon penyelenggara acara, semuanya akan dicoret jika tidak sesuai anggaran. Oleh karena itu, penting untuk menentukan batasan pilihan penyelenggara acara sesuai dengan anggaran yang tersedia.
Anda bisa melihat harga paket yang ditawarkan, biasanya tertera di website resmi atau media sosial. Jika tidak, Anda dapat menelepon untuk menanyakan langsung. Tindak lanjuti penyelenggara acara dengan penawaran harga dalam kisaran anggaran Anda.
Ini akan menghemat banyak waktu karena Anda tidak perlu membuang banyak waktu berurusan dengan event organizer yang jelas tidak bisa Anda gunakan karena faktor harga.
3. Minta portofolio
Setelah Anda menentukan jenis event organizer dan memilih penyelenggara potensial, Anda bisa meminta portofolio mereka untuk melihat berbagai event yang pernah mereka tangani. Anda dapat memberi tahu mereka jenis referensi yang Anda inginkan untuk acara yang Anda minta.
Lihat saja dokumentasi yang mereka sampaikan, baik berupa foto maupun video. Perhatikan detail penting dan buat catatan untuk diskusi Anda nanti. Mungkin ada hal-hal yang kurang cocok atau ingin Anda modifikasi.
4. Periksa rekam jejak
Meskipun Anda sudah mendapatkan gambaran portofolio dari penyelenggara acara, Anda harus berasumsi bahwa mereka pasti hanya memberikan penampilan terbaik. Jadi tidak ada salahnya mengecek kembali reputasinya.
Anda bisa mencoba melihat media sosial yang menampilkan aktivitas yang pernah mereka tangani. Baca juga komentar netizen yang bisa dijadikan sebagai review karya mereka. Anda tidak harus membaca semuanya. Beberapa saja sudah cukup untuk direpresentasikan sebagai sampel.
5. Nilai kreativitas
Anda dapat mencoba untuk melihat apakah mereka mempunyai tingkat kreativitas yang tinggi untuk menggantikan hal-hal sulit menjadi hal-hal yang mungkin. Event organizer yang baik harus kreatif dalam memberikan alternatif kepada klien jika menemui kendala.
Dalam suatu kegiatan, sangat mungkin ada bagian acara yang sulit dilaksanakan karena berbagai faktor. Di sinilah kreativitas penyelenggara acara diuji. Event organizer yang berpengalaman dapat menangkap esensi dari setiap proses event, sehingga mampu memberikan jalan keluar dengan menawarkan hal lain yang masih satu tujuan.
6. Perhatikan Komunikasi
Saat pemilik atau perwakilan penyelenggara acara mengajukan penawaran atas jasanya, perhatikan cara mereka berkomunikasi. Jika perlu, perhatikan hal berikut:
- Apakah mereka cenderung hanya membicarakan sisi internal mereka?
- Apakah mereka memberi kesempatan untuk bertanya?
- Apakah mereka bersedia mendengarkan hal-hal yang ingin Anda dapatkan dari pelayanan mereka?
- Apakah mereka memiliki tingkat kompromi yang baik terhadap kebutuhan pelanggan?
Hal-hal ini penting karena penyelenggara acara harus peduli dengan kepentingan klien potensial dan tidak hanya mempromosikan bisnis mereka.
7. Buat kontrak tertulis
Mengingat Anda akan menghabiskan banyak uang dan mempercayakan hal-hal besar kepada pihak lain yang dalam hal ini ialah penyelenggara acara, maka penting untuk mengikatnya dalam perjanjian tertulis.
Pilih penyelenggara acara yang bersedia terikat dengan perjanjian tertulis. Pastikan hak dan kewajiban masing-masing pihak tercantum dengan jelas dalam kontrak kerjasama. Meskipun setiap orang mempunyai niat baik, kita tidak pernah bisa memprediksi apa yang akan terjadi.
Kontrak tertulis ini akan melindungi kedua belah pihak dari kemungkinan kerugian oleh salah satu pihak. Namun jangan lupa, Anda juga perlu memenuhi kewajiban Anda dan tidak meminta hal-hal lain di luar kesepakatan yang dapat menyulitkan penyelenggara acara.
Inilah sebabnya mengapa penting bagi Anda untuk menyampaikan dan mendiskusikan semua detail kegiatan kepada penyelenggara acara. Meski acara sudah ditangani oleh pihak penyelenggara acara, Anda tetap harus memantaunya dan jangan hanya menyerahkan pelaksanaannya.
Anda dapat meminta seseorang dari pihak Anda untuk memeriksa dan mencatat kemajuan kerja penyelenggara acara mulai dari persiapan hingga pelaksanaan acara bahkan setelah acara selesai.